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議事録とは(書き方とポイントやコツ)

会議のたびにつきまとうのが「議事録」の作成です。会議の種類や規模にもよりますが会議と議事録は切っても切れない関係といえます。議事録とは、ミーティングや会議などの内容、結論、その結論に至った経緯などをまとめたもので、協議内容や決定事項などを関係者で共有するために必要な資料です。

なぜ「議事録」を作成するのか（意味）

議事録は、会議に当日出席していない人が読むことを前提として作成し、その場にいなくても一読すれば分かるように書くことが必須となります。議事録を利用することで、口頭で会議の内容を説明するよりもずっと効率よく正確に決定事項などを関係者全員に周知出来きます。

会議中の発言を全て文章にはしない

会議の最中には雑談や、何度も同じ内容が繰り返されることがあるため、その会議中の発言を全て文章にすればよいというわけではありません。例えば会議を録音し、それを文字起こししてそのまま議事録を作成したとします。その場合、不規則な発言の連発、また時に発言者が感情的になり、時に発言者が言い淀む、

議事録は会議の内容を正確に記録する為

更に言い間違いに対する指摘など全てが再現されてしまいます。そういった議事録は、読んだ人たちは不快になり、また発言者に恥をかかせることにもあるかもしれません。議事録はあくまでも、会議の内容を正確に記録し、その案件に関係するすべての社員が正しい情報を共有するために作られるものです。分かりやすい議事録を作成するためには会議中の情報の中から必要な情報だけを的確にまとめる必要があるということです。

議事録を作成する種類や作成者がいる

• 町内会などの定例会議などの議事録
• ビジネスでの取引先との打ち合わせや会議に使う議事録
• 会社の朝礼などの議事録
• 会社の部署の会議やミーティングの議事録
• 取締役会や株主総会などの法律上作成が義務付けられている議事録

など、大小さまざまな会議やミーティングの議事録があります。作成する内容や会議を行う団体などにより用途や利用したいテンプレートやフォーマットも違います。その中でも会社の会議やミーティングを想定して作成されているシンプルで使いやすいデザインとなります。

議事録のテンプレートで作成や使う場合の使い方

手書きとパソコンでの作成のメリット考え利便性を考えた作成方法を選びましょう。ワード版とＰＤＦ版の２種類を用意しました。A4用紙1枚になるよう作成されている使いやすい縦型のシンプルなフォーマットとなり議案が多い場合には複数枚使用することで対応して下さい。

手書きでご利用頂く場合はＰＤＦをダウンロード後に印刷しご利用下さい。本テンプレートは左右の余白が均一になるように作成しています。一般的なの記入事項を満たした書式となっていますが、ご使用環境にあわせて使いやすいように適宜カスタマイズしてご利用下さい。

議事録のテンプレートの一般的な記載事項の記入の仕方

ビジネスでの会議にて幅広く利用を想定しているシンプルな内容になるように作成しています。必要に応じて適宜変更、削除、追加してご利用下さい。ダウンロード後に簡易的に編集が可能な素材となりますので、議事内容などに合わせて編集頂くと見やすく、わかりやすい会議議事録が作成出来ます。

• 作成日：部署名、報告者名一般的な必須事項です。作成日を和暦で統一する場合には「令和」を入力して使用しましょう。
• 概要：欄一般的な記載事項です。
• 日時：会議の日時を記録として正確に記載します。
• 開催場所：会議の開催場所を記載します。社外の場合には住所の記載も必要です。
• 出席者：会議の出席者を記載します。
• 決議事項：決議事項などを記載します。
• 欄議題：会議の議題を簡潔に記載します。〇〇の件　などわかりやすく記載しましょう。議題が複数あるときは第2号議案に分けて記載します。
• 発言の内容等：その議題について出席者からの発言や議論の内容を具体的に記載します。
• 決定事項：その議題について決定した（またはペンディングになった）内容を記載します。

その他にも必要な内容や記入したい内容などは色々なンプレートから選び用途に合わせてダウンロードしご利用ください。複数のシンプルで使いやすいExcelやWordのテンプレートからシンプルに簡単に利用出来るPDFやJPGもご用意しております。

無料で使える会議議事録は無料でダウンロード出来る

会社の「議事録」はそれぞれがバラバラなフォームを使用すると情報の共有にモレがあったりして難しいかと思いますが、本テンプレートを使用することにより5W1Hで議事録を誰でも作成することができるかと思います。ご使用環境にあわせて使いやすいように適宜カスタマイズしてご利用下さい。